Mindbox: Telegram‑бот для ROMI Community с админкой, ролями и модерацией для 779 руководителей маркетинга

TL;DR

Для b2b‑сообщества Mindbox разработали кастомный Telegram‑бот с административной частью, ролями, модерацией и интеграциями. Бот ведёт 779 руководителей и ведущих специалистов маркетинга, заменяет сайт для подачи заявок и управляет ежемесячными встречами комьюнити.

Pitch

Mindbox развивает ROMI Community — закрытое сообщество руководителей и ведущих специалистов из маркетинга для нетворкинга и обмена опытом. Мы перевели всю работу с участниками из сайта в Telegram‑бот: подачу заявки, модерацию, согласование, оповещения и управление встречами. Бот реализован на Laravel, объединён с Ботом ивентов Mindbox в супербот и продолжает развиваться на техподдержке.

Контекст клиента

Mindbox — облачная платформа автоматизации маркетинга. Помогает собирать и обрабатывать данные о клиентах онлайн- и офлайн‑магазинов и автоматизировать коммуникацию с ними: рассылки, бонусы, персональные скидки. Уже 13 лет Mindbox работает с брендами из e‑commerce, retail и FMCG. Среди клиентов — L’Oréal, Panasonic, Okko, «Связной», METRO, Burger King, «Детский мир».

ROMI Community — продукт Mindbox для отрасли: закрытое сообщество лидов и управленцев из маркетинга. Сейчас в комьюнити 779 руководителей и ведущих специалистов. Участники общаются в закрытом чате и каждый месяц встречаются на офлайн- и онлайн‑мероприятиях.

Задача

До бота вся работа с участниками жила на сайте: заявка через форму, ручная проверка кандидатов, рассылка решения по почте, координация встреч в чате. Команда Mindbox хотела собрать сообщество в одном месте, ближе к участникам, и снять с менеджеров рутинные шаги.

Что нужно было сделать:

• перенести подачу заявки из сайта в мессенджер, где участники уже общаются;
• настроить роли и разграничение прав: участник, администратор, модератор;
• закрыть приём кандидатов модерацией с одобрением;
• автоматизировать оповещения для участников и администраторов;
• дать команде Mindbox инструмент для управления встречами комьюнити прямо в боте.

Что сделали

Кастомный бот, а не конструктор

Логика ROMI Community не укладывалась в готовые конструкторы ботов: разные роли с разными правами, очередь кандидатов на модерацию, управление встречами, привязка к внешним системам. Поэтому мы сделали бот на Laravel — это позволило заложить любую логику и потом достраивать функционал, не упираясь в ограничения платформы.

Роли и модерация

В боте три роли с разным уровнем доступа:

• Участник. Видит ленту встреч, профили коллег, общие материалы. Может подать заявку на вступление и зарегистрироваться на встречу.
• Модератор. Видит очередь кандидатов, одобряет или отклоняет заявку, передаёт сложные случаи администратору.
• Администратор. Управляет встречами, рассылками, ролями и настройками бота.

Подача заявки полностью переехала из сайта в бот. Кандидат заполняет форму, заявка падает в очередь модерации, модератор принимает решение, кандидат получает оповещение прямо в Telegram.

Управление встречами

Встречи комьюнити проходят каждый месяц. В боте реализовали отдельный механизм: администратор создаёт встречу, настраивает дату, формат и регистрацию; участники видят анонс, регистрируются и получают напоминания. Это сняло с команды Mindbox рутину по сбору списков и координации в чате.

Оповещения

Настроили уведомления для двух сторон сразу:

• участникам — статус заявки, анонсы встреч, напоминания, важные сообщения от администраторов;
• администраторам — новые кандидаты на модерацию, регистрации на встречи, события в комьюнити.

Интеграции

Бот подключён к внешним системам, в которых живут данные о членах сообщества и встречах. Это позволяет не дублировать ведение базы и не разводить отдельный учёт внутри бота.

Объединение в супербот Mindbox Bot

Параллельно у Mindbox жил отдельный Бот ивентов в Telegram — для регистрации на мероприятия за пределами ROMI Community. Мы объединили ROMI‑бот и Бот ивентов в единый супербот Mindbox Bot: для пользователя это один бот с двумя сценариями, для команды Mindbox — общая кодовая база и одна точка развития.

Попробовать супербот в действии можно по ссылке: Mindbox Bot.

Развитие и поддержка

Продолжаем совершенствовать функционал бота: добавляем новые сценарии, дорабатываем административную часть, расширяем интеграции. Параллельно ведём техническую поддержку — следим за стабильностью, исправляем ошибки, обновляем зависимости.

Результат

Метрика	Значение
Участники ROMI Community в боте	779 руководителей и ведущих специалистов маркетинга
Подача заявки в комьюнити	перенесена с сайта в Telegram‑бот
Роли и доступ	участник, модератор, администратор
Управление встречами	в боте, ежемесячный ритм
Кодовая база	объединена с Ботом ивентов в супербот Mindbox Bot

Отзыв клиента

Сёма Сёмочкин, издатель Mindbox:

Две ключевые мысли о проекте. 1. Продукт работает. Быстро. Надёжно. И меня постоянно просят поделиться контактами разработчиков. Я называю это самостоятельным продуктом, потому что повторить наш функционал на конструкторах невозможно. 2. Отдельное удовольствие — процесс создания. Разработка Intensa это не исполнители по ТЗ. Это энтузиасты и продакты. От этого и скорость — от набрасывания макетов в Figma до живых прототипов проходили всего часы.

Где проект сейчас

ROMI‑бот объединён с Ботом ивентов в супербот Mindbox Bot и работает в проде. Mindbox использует его как основной канал работы с ROMI Community: приём кандидатов, модерация, встречи, оповещения. Мы продолжаем развивать функционал и держим проект на технической поддержке.

Команда

• Кирилл Трофимов — куратор кейса со стороны Intensa

Технологии

• Платформа: Telegram Bot API
• Backend: Laravel (PHP‑фреймворк)
• Архитектура: пользовательская и административная части, роли с разграничением прав, очередь модерации, объединение с Ботом ивентов в общую кодовую базу
• Интеграции: внешние системы Mindbox с данными о сообществе и встречах

Ссылки

• Публикация: https://intensa.ru/⁠blog/⁠romi‑bot‑dlia‑romi‑community/
• Супербот Mindbox Bot: https://t.me/⁠mindbox_superbot
• Сайт клиента: https://mindbox.ru
• Связанные кейсы у того же клиента: редактор контента на Laravel, модуль Bitrix, платформа курсов, крупные интеграции